Faks służy do przesyłania na dowolną odległość, zwykle przy użyciu linii telefonii stacjonarnej, dokumentów, tekstów i grafik. Jego popularność z roku na rok maleje, ale za sprawą wirtualnego faksu może to ulec zmianie.
Kiedy wykorzystywany jest faks?
Z jednej strony faks jest urządzeniem drukującym połączonym do linii telefonicznej, które pozwala na wysyłanie dokumentów. Z drugiej, mianem faksu określa się sam dokument, który podlega wysyłce. W czasach dużej powszechności poczty elektronicznej i maili wydaje się, że faks staje się zupełnie niepotrzebny. Są jednak sytuacje, w których wysyłka faksu pozwala zaoszczędzić czas i zrealizować niezbędne formalności.
Faks jest nieocenioną pomocą przy wysyłaniu urzędowych czy bankowych pism. Nie trzeba korzystać przy tym z poczty tradycyjnej, ale wysłać niezbędne dokumenty faksem. Dostarczenie ich zajmie co najwyżej kilka minut i dzięki temu można przyspieszyć wydanie pożądanej decyzji czy zaświadczenia. Innym powodem, dla którego wykorzystanie faksu jest koniecznością, może być obowiązek zachowania wiernej formy danego dokumentu, z podpisem, pieczątką i firmowymi oznaczeniami.
Faks wirtualny czy tradycyjny
Tradycyjny faks wymaga posiadania odpowiedniego urządzenia ze skanerem i drukarką oraz podłączenia do linii telefonicznej, wykorzystującej łącza analogowe. Wysyłka faksów jest kosztowna, zwłaszcza w porównaniu z ofertą telefonii internetowej, która również ma dla klientów usługi polegające na wysyłce faksów elektronicznych. Wirtualny fax przynosi użytkownikom realne korzyści. Nie trzeba w jego przypadku zaopatrywać się w urządzenie faksujące. Nie ma konieczności poboru większej ilości prądu przez faks, a klient może wysłać lub odebrać wiadomość faksową nawet wtedy, gdy nie znajduje się fizycznie w swoim biurze. Wszystko to przemawia za skorzystaniem z usługi wirtualnego faksu. Można go wykorzystywać dla odbierania faksów lub również ich wysyłania. Taką usługę oferuje na polskim rynku między innymi operator telefonii internetowej, firma FCN.
Wirtualny faks działa w oparciu o technologię VoIP, czyli przesyłania danych na odległość przy użyciu protokołu IP. Podobnie jak głos wysyłany w telefonii internetowej za pośrednictwem sieci internetowej, podobnie i faks jest wysyłany na numer odbiorcy, bez względu na to, czy korzysta on z normalnego czy wirtualnego faksu. Schemat działania wirtualnego faksu jest podobny do działania poczty elektronicznej email. Użytkownik załącza zeskanowany dokument, w formie cyfrowej w panelu faksowym, na przykład w postaci pliku PDF, następnie podaje numer faksu odbiorcy i wysyła dokument. Dodatkowo, może otrzymywać faksy przychodzące w postaci wiadomości elektronicznej i samodzielnie zadecydować, czy warto je wydrukować, czy też lepiej nie marnować papieru i pozostawić je w formie wiadomości mailowej.
