W biurze, nawet najmniejszym, przechowywane są setki dokumentów. Akta osobowe, bazy danych klientów, podpisane umowy i kontrakty, faktury, projekty nowych inwestycji – to tylko niektóre elementy, które znajdują się w firmowych archiwach. Ich utrata może narazić przedsiębiorstwo na poważne konsekwencje, zarówno finansowe, jak i prawne. Dlatego warto inwestować w nowoczesne systemy zabezpieczeń.
By wybrać właściwe dla biura systemy zabezpieczeń, warto zastanowić się nad tym, na jakie zagrożenia jest ono narażone. Choć ryzykiem, które jako pierwsze pojawia się w głowie, jest kradzież i dostęp osób nieupoważnionych, nie można zapominać również o jeszcze jednej ważnej rzeczy: o zagrożeniu zniszczeniem, choćby w wyniku pożaru. Brzmi niewiarygodnie? Wystarczy jedna iskra z instalacji elektrycznej, która uległa awarii, by zaprószyć ogień. Dlatego właśnie podstawą jest kontrola dostępu do dokumentów.
Systemy zabezpieczeń, które ochronią dokumentację przed nieupoważnionym dostępem
Jak zabezpieczyć dokumenty ważne dla firmy? Pamiętać należy o kilku istotnych kwestiach.
Po pierwsze – nie mogą one być przechowywane w pierwszym lepszym miejscu. Wynika to choćby z obowiązujących zapisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych. Absolutne minimum to zatem zamykana na klucz szafka, która spełnia podstawowe standardy. Jeśli jednak dokumentacji jest więcej (a im większa firma, tym więcej umów i kontraktów w obiegu) – warto stworzyć profesjonalne archiwum. Dobrze, by było to pomieszczenie bez okien lub z oknami antywłamaniowymi.
Kolejna kwestia to zabezpieczenie drzwi do archiwum. Najlepiej zainwestować w profesjonalny system kontroli dostępu – taki, w którym każdy uprawniony pracownik będzie posiadał własny klucz dostępu. System powinien rejestrować zarówno wejścia, jak i wyjścia z archiwum, identyfikując osobę wchodzącą. Wtedy nie będzie żadnych nieporozumień.
Monitoring uzupełni system zabezpieczeń
System kontroli dostępu połączony np. z profesjonalnymi czujnikami ruchu (aktywowanymi po godzinach) to nie koniec. By mieć pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w archiwum oraz w jego otoczeniu, warto zainwestować w monitoring. Kamery przemysłowe obrazem objąć powinny zarówno całe wnętrze miejsca przechowywania dokumentów (tak, by możliwe było zabezpieczenie się również przed kradzieżą dokumentów przez osoby uprawnione do wejścia na teren archiwum), jak i wejście do niego. Warto zainwestować też w profesjonalną obsługę monitoringu – nie tylko przez pracownika ochrony fizycznej, ale również zdalną. Taką oferuje m.in. największa firma w branży security w Polsce, Konsalnet. Usługi obejmują m.in. wideo obchód, wideo weryfikację (szybki podgląd obrazu z kamer w przypadku, gdy czujniki na monitorowanym terenie wykryją potencjalne zagrożenie).
Dobrze zabezpieczona dokumentacja jest gwarancją bezpieczeństwa firmy. Czasami bowiem utrata danych jest bardziej kosztowna niż utrata najbardziej wartościowego mienia.
